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| Comprendre la mission |
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La première chose que l'on doit faire lorsqu'une mission nous est confiée est d'essayer de comprendre celle-ci :
Le consultant doit s'assurer de la faisabilité de la mission :
Parmi les différents types de missions, nous nous intéresserons à deux types de mission fréquemment rencontrées :
Construire une planification stratégique :
La planification stratégique permet de planifier des évolutions technologiques utilisées dans le processus métier de votre client. Cette planification stratégique répond aux questions :
- Quelles sont les technologies qui peuvent leur permettre d'être plus efficace?
- Dans quels délais?
- Selon quels scénarios?
- A quels coûts?
- Avec quel retour sur investissement?
Si l'on vous demande de construire une application, vous devez tenter de remonter le débat au niveau le plus haut (stratégique si possible et si utile). En faisant cela, vous donnerez une possibilité de mieux comprendre pourquoi telle ou telle application est demandée.
Toute demande basée sur l'expression d'une solution intuitive, doit entraîner un réflexe de recherche de besoins de celui qui exprime la demande.
Toute demande technique, doit être transformée en recherche de besoins en termes d'activités métiers.
La technique pour quoi faire et pour l'utiliser comment ?
Toute demande organisationnelle, doit être reformulée en termes stratégiques
Une nouvelle organisation pour quoi faire ?
Chaque mission est particulière. Néanmoins, un cadre formalisé semble indispensable.
C'est pour cela que l'on vous présente ce cours . Il devrait vous servir de référence pour réaliser un projet, sachant que chaque projet est toujours particulier.
Etre présent sur l'Internet
Monsieur Plevin souhaite être présent sur internet, il pense ainsi donner une image dynamique de sa société. A votre question sur le pourquoi de ce site, il répond qu'ainsi on connaîtra son entreprise, à travers les différents responsables, les différentes activités, l'organigramme, etc...
Quel conseil lui donnez - vous?
Exercice 2 :
Gestion de devis
L'entreprise ZX, connaît des difficultés financières. Elle souhaite réorganiser son service commercial, car il a été constaté que 4 devis sur 5 ne donnaient pas lieu à un contrat. Une des solutions avancées est de remplacer les commerciaux en place, par des vendeurs plus aguerris. Que faîtes-vous?
Nous allons dérouler un cas complet: le CAS BIBLIOTHEQUE.
Vous commencez l'étude préalable d'un domaine et vous rédigez une note de lancement.
Dans cette dernière
vous formalisez votre compréhension du projet et vous indiquez comment
vous allez vous y prendre pour conduire l'étude.
Pour
lire l' énoncé détaillé
- La charge est calculée en Homme/jour
- La planification permet de trouver une date d'échéance (un délai)
Il faut également aborder les objectifs, la finalité de l'étude, ainsi que la nécessité de structurer les participants en groupe de travail.
La composition des différents groupes de travail doit être suggérée par l'équipe. Le comité de pilotage se prononce sur la composition et valide les propositions.
Lors de l'étape de lancement l'équipe de consultant doit s'assurer auprès du comité de pilotage que toute la communication autour du projet a bien été faite avant le démarrage.
Cette information a pour but d'annoncer aux salariés l'arrivée des consultants dans " les murs" de l'entreprise, l'objet de leur présence,le pourquoi, la durée de celle-ci et les différentes modalités de leur intervention.
Cette information peut faire l'objet d'une annonce dans le journal interne, ou mieux faire l'objet d'une présentation par les responsables hiérarchiques.
Dans tous les cas les consultants doivent s'assurer que l'information a été faite.
A l'issue de l'étape
de lancement les consultants doivent également s'assurer q'un local
leur sera réservé.
Mme Dubois, responsable de la société EuroFret, souhaite lancer une réflexion sur son système d'information. Vous devez lui expliquer ce que signifie pour la société Eurofret : "Lancer la mission" .
Cette opération est plus ou moins importante selon l'impact de l'étude demandée. Dans le cadre d'une opération de changement profond du système d'information, il est de la plus haute importance, que la mission soit lancée avec un bon support de communication auprès des cadres, du personnel et éventuellement auprès des partenaires.
Note de Lancement :
1 :Les objectifs du projet:
Contenu de la note de lancement
Les objectifs du projet.
Travaillons sur :
Qu'est-ce qu'un Domaine. Que contient-il? Un domaine est un regroupement homogène d'activités
Comment étudier
les limites du domaine/autres domaines?
Les aspects contractuels de la délimitation
Comment valider ce découpage
Evaluation globale du projet à partir du périmètre
Diagramme de flux inter-domaine
Les concepts :
Entité = Domaine de Gestion.
Arc = Flux matériel, Informationnel.
Exercice N°4 :
Construire un diagramme de flux Interdomaine entre le domaine commercial et le domaine de la production dans une entreprise de fabrication de volets, où chaque ordre de fabrication est pris en compte, lors d'une commande.
En effet, beaucoup de clients vont tenter de demander un maximum de choses.
Le rôle du prestataire est donc de bien circonscrire le domaine d'action, de bien le faire comprendre à ses interlocuteurs.
De cette manière, on évitera les conflits qui ne manqueraient pas d'apparaître si le périmètre était imprécis !!
Observation Globale et choix d'un sous-ensemble représentatif.
Une première
représentation du système bibliothèque montre que le
périmètre se situe sur les demandes de prêt (étudiants
ou autres universités), il est également prévu d'accroître
le nombre de types d'ouvrages consultables ( par exemple, les thèses).
L'outil utilisable est le diagramme de flux :
Plusieurs raisons peuvent nécessité d'utiliser cette technique :
Vous êtes
une SSII et vous devez choisir si le contrat vous intéresse ou non.
Le projet est- il un challenge pour vous ou est- il du domaine de "mission
impossible".
Vous êtes
un client et vous souhaitez mesurer le risque pris par rapport aux évolutions
technologiques, au marché, à la situation sociale de votre entreprise,
etc..
1 - Cerner le projet en répondant à des questions portant sur des thèmes divers comme :
La difficulté technique.
La difficulté organisationnelle.
Méthode existante :
Le projet de réaménagement d'une bibliothèque, nécessite d'étudier les évolutions techniques possibles et les conséquences de ce réaménagement sur les métiers des salariés, sur les relations entre les différentes bibliothèques mais aussi entre les bibliothécaires et les lecteurs.
Question :
- Comment pourriez vous qualifier les risques sachant qu'il est envisagé :
- d'utiliser la technologies des codes-Barres.
- d'associer d'autres bibliothèques et de faire des échanges inter-bibliothèques.
- de changer les locaux, pour tenir compte du concept d'accessibilité aux livres par les lecteurs.
- d'investir des sommes importantes.- d'utiliser les services informatiques de la bibliothèque, dont la compétence en informatique est relativement faible .
L'analyse des risques est à appliquer pendant toute la durée du projet, mais elle révèle une plus grande efficacité en début de projet, dans la mesure où l'on est dans un système mal défini, mal connu.
Pour en savoir
plus sur la gestion des risques...
Identification des risques dans le cas Bibliothèque:
- Implication du président de l'Université.
- Implication du bibliothécaire.
- Risque technologique (Code Barre, Protection des ouvrages)
- Risque organisationnel (Contrats, échanges avec les autres universités, nouveaux rapports avec les étudiants: L'étudiant accède aux ouvrages).
Ce groupe est le décideur.
Il prend les décisions indispensables à la vie du projet. Parmi les décisions importantes :
Ce groupe est le réalisateur du projet (l'exécutif). Il anime le projet, réalise les différentes actions prévues Il est constitué des consultants en charge de la mision et d'un certain nombre d'experts des domaines concernés par l'étude
Ces groupes sont des groupes consultatifs. Ce sont des groupes qui donnent leur avis sur un ou plusieurs points posant problème. Ils apportent leur connaissance du système d'information existant.
Il n'
y a pas de méthode particulière :
Les techniques d'animation de groupe, de définition des modes de fonctionnement tel que:
sont des outils traditionnels de la gestion de projet.
Le lobbying est aussi nécessaire lors du lancement d'un projet, il s'agit de faire connaître et d'impliquer un certain nombre de personnes pouvant jouer un rôle déterminant dans la réussite du projet (ceci de manière indirecte).
Pour cela la communication autour du projet est essentielle à son démarrage mais aussi tout au long de celui-ci.
L'information doit
permettre aux salariés de connaître les raisons de votre présence
dans l'entreprise, de savoir ce que vous venez y faire, pour quelle durée,...
Dans le projet " reingéniérie d'une bibliothèque", comment constituez - vous les groupes de travail :
Pour en savoir plus sur la conduite de réunion voir le document pdf
Se perfectionner dans la conduite de réunion est une exigence du travail de consultant. Cela exige de dépasser certaines difficultés, habitudes et certains apriori que nous avons tous.
Les difficultés proviennent de différentes sources :
Il est de la responsabilité de celui qui conduit la réunion de :
Les réunions : les objectifs possibles
Une réunion qui "aboutit" nécessite:
Exemples :
Pour la bibliothèque, Le comité de pilotage doit comprendre un représentant de l'université, un représentant des autres universités (une personne pourra peut être assuré la réflexion pour l'ensemble des partenaires) et bien évidemment comme responsable le bibliothécaire.
Le groupe utilisateurs doit comprendre des salariés de la bibliothèque (agent du guichet d'accueil, appariteur mais aussi quelques étudiants motivés par le problème).
La participation des personnes impliquées dans ce groupe doit correspondre à une réelle motivation, une envie d'évoluer, et de faire bouger les choses.