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| Décrire le scénarii |
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lundi 3 janvier, 2011
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Nous allons aborder dans cette partie la manière de décrire un scénario.
N'oublions pas dans cette description le rôle des modèles :
D'autres outils existent comme l'Analyse Modulaire des Systèmes ou encore la systèmique.
L'objectif de la description des scénarii, est de favoriser la prise de décision. Nous ne sommes pas dans un système logiciel où la décision est essentiellement d'ordre technique, nous sommes dans un contexte systèmes d'information. De ce fait, la décision que va préparer la description des scénarii est une décision stratégique et souvent organisationnelle.
Cela situe le niveau de description.
La description du scénario doit rester assez globale et synthétique.
Elle ne doit pas être trop détaillée, car le niveau de détail intéresse rarement le décideur.
Le scénario décrit :
Combien faut il faire de scénarii ?
Le choix d'une solution est difficile. Selon les problèmes posés, les périodes économiques, les cycles économiques de l'entreprise, la capacité des décideurs à innover, les décideurs vont retenir un scénario qui va leur convenir. Pour cela, il faut envisager des scénarii différents.
Scénario Minimum :
Objectif : faire disparaître les dysfonctionnements les plus simples à éliminer et les moins couteux.
Caractéristiques :Prise de risque réduite. Il y a peu d'innovation, l'existant est particulièrement privilégié.
Scénario Innovant :
Objectif : Préparer une solution moderne et présentant une certaine rupture par rapport à l'organisation ou à la technique existante.
Caractéristiques :Prise de risque maximum. Il y a une franche innovation. Ce scénario de rupture est un scénario ambitieux qui a pour objectif d'apporter à l'entreprise un avantage concurrentiel. Ce scénario soutient une stratégie ambitieuse.
Scénario Médian :
Objectif : innover sur le plan technologique et organisationnel, mais en restant dans des limites de risques mesurés.
Caractéristiques :S'applique assez souvent, ce scénario permet d'aller de l'avant en préservant une continuité sécurisante et gage d'un risque mesuré et complétement géré.
Illustration : Dans une société de distribution de partitions musicales, les scénarios d'évolution possible sont :
Exercice 18 :
Cela se traduit dans les faits, par des achats ponctuels de P.C , d'imprimantes, des demandes d'évolution de réseau, qui viennent toujours d'initiatives individuelles .
Les managers souhaitent cette étude pour savoir où ils vont et avec quels moyens (dépenses informatiques, ressources humaines, etc..).
Ils souhaitent utiliser les T.I.C pour être plus efficace dans leur métier.
Compléments : La notion de systèmes d'information impacte le travail et la responsabilités des chefs d'entreprises. Leurs préoccupations restent le coût informatique et la rentabilité d'investissements souvent lourds.
L'étude S.I reste un excellent moyen de réduire le risque pris par les décideurs. Les investissements sont importants et seule une étude préalable peut réduire le risque et faciliter la prise de décision concernant ce que l'on veut faire, pour quoi faire, et avec quels moyens.
Il ne s'agit pas d'une étude technique détaillée, mais plutôt de déterminer ce que l'on va faire dans les 3 à 5 ans à venir et de s'interroger sur ce que va rapporter l'investissement.
Qu'est ce qu'un scénario dans ce cadre organisationnel ?
Un scénario envisage une solution à un problème déja parfaitement appréhendé.
Le scénario de projet est:
La construction des scénarios contribue à l'étude de faisabilité:
Les solutions proposées dans les scénarii restent des solutions possibles. Il faut bien évidemment ne pas tomber dans le piège qui consiste à proposer des techniques modernes, parce qu'elles sont valorisantes pour celui qui les met en oeuvre.
Il est de la plus haute importance de considérer le scénario, en relation avec les objectifs, les moyens, les ressources et sans doute les compétences au sens large des acteurs de l'entreprise.
En clair, il est plus facile d'innover dans une entreprise habituée à innover que dans une entreprise où aucune innovation n'a été apportée depuis 10 ans.
Exemple :
L'évolution de la bibliothèque peut se faire autour de plusieurs scénarios :
Un premier scénario pourrait être une petite évolution .
Par exemple:
Un scénario beaucoup plus innovant consiste à offrir le libre-accès aux livres.
Les étudiants recherchent eux mêmes les livres qu'ils souhaitent emprunter. Ces choix stratégiques nécessités par l'objectif que les étudiants fréquentent davantage la bibliothèque auront des conséquences importantes comme par exemple le changement de locaux pour répondre aux normes de sécurtié et d'accès. Un système de sécurité pour le vol (portillon, etc..) devra être envisagé.
Daniel Durand: La systémique, Presses Universitaires de France (PUF), Que sais-je ?, janiver 1990, ISBN: 213042841x.
Le macroscope Joël de Rosnay Seuil/le point.
L'analyse modulaire des systèmes (AMS),
Jacques Mélèse
:Les Editions d'Organisation Université, Les classiques EO, 1991, ISBN: 270811347x.
Le scénario est décrit en termes de :
Le coût joue également un rôle important, il doit être déterminé avec soin.
Tout projet d'informatisation est aussi un facteur de changement dans l'organisation. Les individus peuvent avoir des difficultés à accepter un changement ( nouveaux outils, nouvelles pratiques, nouvelles méthodes de travail, nouvelles collaborations...) de fait tout changement organisationnel peut devenir difficile à gérer.
La participation active des utilisateurs est un des déterminants essentiel du succès. Cette participation doit être effective ce qui sous tend que les utilisateurs soient consultés sur leurs besoins, attentes, craintes et sur les propositions d'évolutions envisagées.
Cette consultation doit permettre l'exposé aux salariés, des pistes de solutions sans que celles-ci soient fermées. La consultation doit permetre aux salariés d'enrichir, de faire évoluer ou de modifier si besoin est les scénarios présentés.
La facilité à être mis en place soulève un aspect technique mais aussi un aspect relatif à la capacité des salariés à accepter le changement induit par le nouveau SI.
Si un changement s’effectue sans peine, c’est que ce n’en est pas un.
Un vrai changement prend du temps, surtout lorsque il est nécessaire de transformer une culture qui n’incluait pas le changement dans ses prémisses. Il faut savoir que les gens n’affrontent le changement que s’ils se sentent en confiance et motivés. Autrement, ils font semblant…Et le coût pour l'entreprise est majeur.
Pour décrire un scénario, il est possible d'utiliser les techniques de modélisation.
Pour expliquer une procédure et montrer comment elle est organisée, rien de mieux qu'un MOT (si l'on utilise la méthode Merise) ou un diagramme d'activité (Si l'on utilise UML).
Les scénarios peuvent mettre l'accent sur la manière dont les données sont organisées, mais aussi sur les concepts. Un modèle de données plus ou moins macroscopique pourra illustrer les concepts.
Un certain nombre d'autres points peuvent être abordés : Tous ont pour objectifs de permettre le meilleur choix possible :
Exercice N° 19 :
Décrivez un scénario correspondant à la solution de l' exercice N° 18
Complément méthode :
Cette description du scénario doit permettre à la maîtrise d'ouvrage de :
Exemple :
Description du scénario innovant :
Gestion des prêts interne à la bibliothèque..
Les étudiants entre dans le local où sont mis en rayon l'ensemble des livres de la bibliothèque. Ils sélectionnent les livres qu'ils veulent emprunter et se présentent lorques la sélection a été faite au guichet des sorties.
Une autre façon d'emprunter est de faire une demande en utilisant ou non un fichier contenant ml'ensemble des documents disponibles au prêt (Livres des autres bibliothèques dans le cadre du prêt interuniversitaire,ou livres non trouvés ,..).
Chaque livre empruntable est muni d'un code barre dont la lecture fiabilise la saisie des données concernant le prêt. Ce code est magnétisé et permet également de règler les problèmes de vol.
L'étudiant emprunte les livres pour une période assez longue. A la fin de cette période, celui ci doit ramener les livres. Lors du retour des livres prêtés, ceux-ci sont réintégrés dans les rayons et sont de nouveau disponible pour le prêt.
Gestion des prêts inter-bibliothèque..
Les étudiants font une demande en utilisant ou non un fichier contenant l'ensemble des documents disponibles au prêt (Livres des autres bibliothèques dans le cadre du prêt interuniversitaire,..).
Les bibliothèques concernées sont contactées, une demande leur est transmise. Un système de relanc, en cas de non livraison des livres devra être mise en place. Il faut prévoir également, un système pour avertir l'étudiant ayant demandé le livre, lorsque celui-ci sera reçu en provenance de la bibliothèque.
Le Modèle conceptuel de traitement est impacté. Dans le schéma suivant, les nouveaux concepts sont en bleu.
:
Pourquoi faut - il évaluer un scénario :
Un scénario est une possibilité de solution qui est proposée au groupe de pilotage, il est donc indispensable d'évaluer un scénario pour permettre au groupe de pilotage de minimiser le risque de sa décision.
Les points clés sont :
Outils et méthode :
Il peut être risqué parcequ'il est cher ou parcequ'il est trop innovant technologiquement, ou parce qu'en termes de changement, il impacte le personnel et l'organisation de mnière trop brutale.
Pour chaque scénario, il convient d'évaluer
Exercice N°20
Evaluez le scénario minimum du corrigé de l'exercice N° 18.
Notez les avantages, les inconvénients, les risques, etc..
Compléments :
Les aspects financiers sont un élément important de l'évaluation du scénario. Il peut être intéressant ici, de montrer en quoi le scénario va permettre de dégager des niches de valeur.
Ceci permet (approximativement) de calculer des retours sur investissement.
Exemple :
Chaque scénario peut être évalué, ceci à plusieurs niveaux :
Par exemple, le scénario innovant devra prendre en compte tant financièrement qu'organisationnellement,et que techniquement les points suivants :
Informatisation des prêts :
Nécessité de créer une application, équipement en matériel (type PC), modem, douchette code-barre, imprimante code-barre, etc..
Nécessité d'équiper chaque livre avec code à barre et puce de protection.
Conception de nouveaux locaux (pour permettre l'accès aux livres sans risque de vol) : equipement de sécurité (portillon, par exemple).
L'évaluation d'un scénario peut prendre en compte, les éléments organisationnels suivants :
Reclassement des appariteurs sui n'exercent plus leur activité.
Difficulté de réalisation du projet (risque, adaptation au changement, etc..).
:
Comparaison de scénarii :
Chaque scénario va être passé au crible de critères matériels, logiciels, et personnels:
Pour chacun des scénarios un bilan est dressé. Dans celui -ci on y trouve les avantages, coûts prévisibles et inconvénients (risques) pour chacun des scénarios.
Les risques potentiels de rejet par les salariés doivent aussi figurer. Pour cela pour chacun des scénarios, vous devez vous interrogez sur le :
Un bilan doit être dressé
Méthode :des choix multicritères.
Cette méthode consiste à :
Dans chaque case du tableau, noter la valeur prise par le scénario pour le critère. les notes peuvent aller de 0 à 5, ou encore de - - à + +.
Il est possible de pondérer les critères par des coefficients.
Enfin, on calculera pour chaque scénario sur l'ensemble des critères une somme totale, qui peut permettre une comparaison entre scénarios.
Les scénarios sont comparés au scénario existant .
Exercice N° 21
Comparer les trois scénarios de la solution de l'exercice N°18
description du Scénario Minimum.
description du Scénario Médian
description du Scénario Innovant.
Complément
La méthode de choix multicritères connaît des limites sérieuses notamment lors de l'attribution de notes et de coefficient adaptés.
Ainsi, le scénario peu innovant est souvent très bien noté en termes de risques pris et de coût. D'une certaine manière, ce scénario va être intéressant parcequ'il est peu cher et peu risqué.
Le rôle d'un chef d'entreprise est de savoir prendre des risques. De ce fait, si la méthode peut aider, elle ne doit pas être prise au pied de la lettre, et la décision appartient toujours au comité de pilotage.
Exemples de comparaison de scénarii :
Scénario de continuité :
Avantages : Peu couteux, cible facile à atteindre, pas de changement majeur dans la gestion de personnel.
Objectifs partiellement atteint : mise en service des prêts de thèse, et des prêts inter-bibliothèques. Mais les étudiants ne peuvent pas avoir accès aux livres.
Scénario innovant :
Avantages : tous les objectifs sont atteints : mise en service des prêts de thèse, et des prêts inter-bibliothèques. Les étudiants ont accès aux livres. La fréquentation devrait augmenter.
Objectifs partiellement atteint : Couteux, changement majeur dans la gestion de personnel (reclassement des appariteurs), cible difficile à atteindre, risque d'échec important.
Choix d'un scénario :
Le choix d'un scénario se fait lors d'une réunion du groupe de pilotage.
Le chef de projet présente ses conclusions et indique les différents scénarios possibles. Après avoir expliqué les scénarios, la décision du comité consiste à en choisir un qui deviendra le cadre du projet futur.
Outils et méthodes.
Le choix d'un scénario va dépendre d'un grand nombre de facteurs.
Les personnalités des dirigeants ( ceux qui légitiment leur pouvoir sur l'évolution technologique,..), l'historique et le niveau technique de l'entreprise (certaines entreprises ont une culture d'innovation, de prise de risque,.. )
illustration N° 1 :Et si l'on faisait un SGBD ?
Une équipe de développement logiciel d'un groupe industriel français, étudie l'évolution de son logiciel leader, pour lequel il éprouve des difficultés. Suite à une étude approfondie, il semble qu'aucun systèmes de gestion de base de données du marché ne puisse satisfaire les besoins.
L'équipe souhaite développer son propre SGDB. Lors du choix de scénario, ce souhait est rejeté. Explication : Il n'est pas possible de refaire son propre SGBD. Les investissements faits par Oracle ou Sybase sont tels qu'il est impossible d efaire mieux pour moins cher. Dans ce cas précis, le groupe industriel choisit de prendre le meilleur SGBD du commerce. Ce choix s'avéra par la suite judicieux.
illustration N° 2 : Nous sommes différents, vous comprenez !
Lorsque les choix de scénarios s'effectuent, il arrive assez souvent que le besoin puisse être en partie ou en totalité satisfait par le choix d'un progiciel.
Dans de nombreux cas, le comité de pilotage, peut intervenir lorsque le scénario proposé souhaite réaliser un développement complet d'un produit qui existe plsu ou moins complètement sur le marché. L'argument avancé pour justifier ce type de scénario est d'affirmer que l'entreprise est diffréente et que le progicile ne pourra s'adapter. Beaucoup de problèmes et d ebesoins se révèlent à l'identique d'une entreprise à une autre ( gestion de personnel par exemple). Ceci justifie souvent de préférer le scénario mettant en avant le choix total ou partiel d'un progiciel.
Exercice N° 22 :
Dans le cadre de la CCI, le choix d'un scénario est particulièrement difficile. Que feriez vous ?
Complément : les heuristiques à connaître pour choisir un scénario
Ne choisissez pas des scénarios hors de portée ou trop difficile à atteindre.
Il est clair qu'une entreprise qui n'a pas une bonne culture de l'innovation, du changement, du risque est amenée à modérer ses ambitions.
Dans tous les cas, il faut privilégier les "standards". Les solutions exotiques sont à bannir ainsi que les systèmes "propriétaires" . Restez dans le normal, le standard, le prêt à porter (ERP par exemple).
Privilégiez des scénarios faisant la part belle à l'externalisation (si le système à mettre au point n'est pas super stratégique pour la société).
Choix de scénarios :
Il est difficile ici de se mettre à la place du comité de pilotage de l'université.
Néanmoins, le scénario innovant peut être intéressant à viser. Si la difficulté de modification liée aux changement de locaux, apparaît comme extrêmement difficile, il est intéressant dans ce cas de passer par un scénario intermédiaire, qui permet de mettre en place des solutions, sans perdre de vue (ni d'investissement) que la cible reste l'accès direct aux livres par les étudiants.
Dans le cas de cette université, l'innovation a été soutenue et les choix technologiques proposés ont été retenus. De ce fait, des changements de locaux ont été financés par l'Université. Les étudiants se sont vus offrir une bibliothèque neuve avec un système de prêts extrêmement sophistiqué, faisant de cette bibliothèque une sorte de bibliothèque modèle.
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