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| Etablir un plan d'action |
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lundi 3 janvier, 2011
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L'étude de l'existant que nous avons réalisée, puis la recherche de solutions sont importantes.
Les conclusions, les choix effectués le sont également. Il reste "à mettre en musique" tout celà. Les choses ne peuvent souvent pas être réalisées en même temps, il faut donc réfléchir sur une certaine progressivité.
Pour répondre à ces questions, il est intéressant d'utiliser le concept de plan d'action.
Celui-ci va montrer comment on va s' y prendre pour mettre en oeuvre la solution retenue. Le plan va indiquer l'ordre dans lequel les actions vont être faites, les délais dans lesquels les actions vont être conduites.
Cette façon d'indiquer comment il faut s'y prendre est appelé plan d'action.
Un plan d'action est un document qui propose de montrer comment on va s'y prendre pour passer d'un système existant à un système futur.
Il donne des indications sur :
C'est un véritable plan de bataille pour les managers qui engage l'entreprise dans une évolution managériale et technologique maîtrisée.
Pour réaliser un plan d'action, il faut s'organiser en :
Sans oublier les aspects sociologiques, psychologiques et économiques comme :
Exercice 33 :
Faire le plan d'action correspondant à l'exercice N° 18 d'une CCI. Nous rappelons, que celle-ci souhaite utiliser les nouvelles technologies pour son développement.
Un certain nombre de scénarii ont été proposé. Le plan d'action va fixer l'évolution de la CCI sur les 3 à 4 ans à venir.
Tracez à grandes lignes le plan d'action, sachant que dans ce cas particulier, il est souhaitable de développer très rapidement le scénario minimum, puis le scénario médian et enfin à moyen terme, le scénario innovant.
Savoir ce que l'on veut faire peut paraître difficile et c''est réellement le cas.
Une fois le risque assumé, il convient de réaliser la transformation.
Le faire est encore plus complexe et risqué
Toute transformation mal préparée est vouée à l'échec relatif (erreur) ou total (renoncement, grève,..)
Aussi, doit-on préparer tout spécialement le plan d'action pour en faire un outil efficace, rassurant qui indiquera clairement l'ordre, les délais, les points de contrôle de chaque tâche.
Bien sûr, tout ne se passera pas comme prévu, mais ce plan est toujours efficace, puisqu'il permet de se préparer à un changement qui dans certains cas est très important, y compris sur le plan social.
Exemple :
Une chambre de commerce décide de transformer son système d'information pour s'adapter aux évolutions technologiques de ses partenaires. Le plan d'action va consister à planifier un déploiement de l'équipement des acteurs en messagerie, site web,etc.
L'adaptation peut aller jusqu'à prévoir d'acquérir des compétences dans le domaine des TIC et de construire un pôle de conseil et d eformation dans le domaine. Un calndrier précis est prévu. Réactulisé périodiquement, ce type de planification permet aux élus de la CCI, aux différents dirigeants d'avoir une vision maîtrisée de leur évolution technologique (interne, compétence, aide aux PME/PMI)
Un plan d'action doit contenir :
Liste des tâches organisées selon une chronologie précise.
L'outil de représentation utilisable est un macro-Pert.
Pour chaque tâche :
De nombreuses méthodes proposent des plans standards. Mais, nous pouvons aborder ici, la notion de macro-Pert :
Un macro-Pert est un diagramme d'enchaînement de tâches PERT portant sur des tâches relativement complexes, globales et longues :
Exercice N° 34 :
Faire un macro-Pert pour le cas Bibliothèque: Nous rappelons que les orientations prises nécessitent une recherche et des installations de nouiveaux locaux, ainsi que l'achat d enouveaux équipements. Les livres devront être transférés et les portillons installés pour que les étudiants puissent accéder aux livres et revues.
Construction d'un plan d'action.
Le plan d'action doit décrire ce que l'on va faire, dans quelle délai on va le faire.
Une construction doit donc, mettre les actions dans un ordre logique qui n'est pas toujours trivial. Ceci d'autant plus que le système d'information existant doit continuer à fonctionner pour assurer les tâches quotidiennes des activités de l'entreprise.
Construire un nouveau réseau, mettre en place de nouvelles applications, former les personnes impliquées dans ce changement, sont autant d'actions difficiles à ordonnancer.
Enfin, un des aspects et non des moindres est la nécessité de pouvoir financer ces actions en étalant la dépense dans le temps.
Un certain nombre d'heuristiques peuvent être données pour réaliser un plan d'action.
Après avoir sélectionné le scénario le plus efficace, ou le plus probable, il convient de "mettre en musique" celui-ci. Un certain nombre d'heuristiques peuvent alors s'appliquer. Construire les infrastructures avant les applications. Tenter de réinsérer dans votre plan d'action, les éléments matériels et logiciels que l'on peut réutiliser dans le nouveau système.
Considérer l'évolution sur des périodes de trois à six mois en indiquant ce qu'il est possible de faire au cours de cette période.
Prévoir des plans d'actualisation des travaux.
Il peut être intéressant de montrer des enchaînements évolutifs, qui permettent de tenir compte des investissements déja faits ou des investissements d'une période pour les réutiliser dans une seconde période.
Plusieurs approches peuvent être utilisées :
Pour affiner les estimations, il est possible d'utiliser deux méthodes :
Outils et méthodes :
Rédiger un plan d'action, permet de savoir ce que l'on va faire, quand et avec quelles ressources. Aussi ce document doit rester un document de travail, il doit être impérativement remis à jour au moins une fois l'an.
Il est extrêmement difficile de prévoir avec une quasi-certitude ce qui va se passer. De nombreux aléas, liés aux prestataires, aux difficultés d'acceptation du changement, aux évolutions technologiques, font qu'il est pratiquement impossible que le projet se déroule de la façon prévue.
Toutefois du point de vue des aléas inhérents aux difficultés d'accepter le changement, vous vous devez de vous posez quelques questions et trouver les réponses voici quelques questions :
Exercice N° 35
Rédiger un mini plan d'action pour construire un système de e-learning dans un institut d'enseignement.
Compléments :
La rédaction d'un plan d'action a pour objectif de bien montrer l'enchaînement des étapes à des managers qui veulent savoir à l'avance comment va être impactée leur entreprise. Il faut donc, être convaincant. Evitons le "y a qu'à", ayons une approche pragmatique qui correspond exactement à la problématique posée.
Un projet comporte un nombre de tâches plus ou moins grand à réaliser dans les délais impartis et selon un agencement bien déterminé.
Tout projet doit être planifié, quelque soit son importance, sa longueur ou sa complexité. La planification permet de mieux définir les travaux à réaliser, de fixer des objectifs, de coordonner les diverses actions, de maîtriser les moyens requis, de minimiser les risques rencontrés, enfin de mettre en place une stratégie de management, notamment en suivant les activités en cours et en rendant compte de l'état d'avancement du projet.
La planification est un outil indispensable de management de projet. Il est primordial de prévoir et de suivre de manière réaliste les délais, les ressources et les coûts de conception et de fabrication du produit envisagé.
Deux outils peuvent être utilisés,
Le diagramme de GANTT (diagramme en barres) offre une vue chronologique du projet, toutefois le diagramme Gantt devient plus difficile à lire et à manier lorsque le projet est de longue durée
Le diagramme P.E.R.T. organise le projet sous forme de réseau et permet de vérifier les liaisons entre tâches.
Chacun permet de visualiser la plupart des informations nécessaires au bon suivi du projet : n° de la tâche, nom, durée, début et fin, liaisons et ressources. Il est conseillé de réaliser d'abord un Gantt, avant de travailler sur un réseau PERT
Présentation de la méthode PERT:
A la fin des années cinquante, la marine américaine conçoit une nouvelle technique d'ordonnancement qui devait conduire à des gains de temps importants dans la réalisation de ses missiles à ogive nucléaire : c'est la technique P.E.R.T. (Programm Evaluation and Review Technique).
Le P.E.R.T. (technique d'ordonnancement et de contrôle des programmes) est " une méthode d'étude du planning du projet et de contrôle de son excécution, consistant à mettre en ordre sous forme de réseau plusieurs tâches qui grâce à leur dépendance et à leur chronologie concourent toutes à l'obtention d'un produit fini ".
Le P.E.R.T. n'utilise que des liaisons directes (fin, début) non explicitées, exprimées implicitement dans des étapes, et représentées graphiquement par un diagramme fléché.
La méthode utilise trois concepts de base :
Exercice N° 36:
Planifier sur deux ans, le plan d'action défini dans le corrigé de l'exercice N° 32.
Compléments
Valider un plan d'action consiste à le faire accepter par l'ensemble des partenaires.
Il est également de la plus haute importance de le faire évoluer au fur et à mesure que les actions prévues se réalisent .
Il y a donc un aspect important : Le lancement officiel qui se situe en fin d'études, mais qui est en même temps le début des actions que le MOA souhaite faire . Il s'agit d'une opération de communication, mais aussi de sociologie d'entreprise permettant de faire accepter par les acteurs de l'entreprise ce plan qui devrait probablement changer leur vie. Convaincre les acteurs de la nécessité de l'intérêt de ce type d'approche, de la nécessité du changement et de l'évolution dans un contexte concurrentiel fort est de la plus haute importance pour la réussite de ce plan d'action.
Recherche du chemin critique :
C'est la chaîne de tâches partant du début et aboutissant à la fin telle que toutes les tâches soient critiques.
C' est le chemin le plus long entre le début et la fin, il y en a toujours au moins un. L'addition de toutes les durées des tâches situées sur le chemin critique donne le délai de réalisation du projet. C'est le chemin pour lequel il n'y a aucune marge et où tout retard se répercute sur l'ensemble du projet.
Chaque tâche figurant sur le chemin critique est une tâche critique. Si une tâche critique est en retard, la date de fin de projet est aussi retardée.
Il est relativement difficile d'appliquer strictement la recherche du chemin critique sur un macro-Pert. Mais la recherche de celui-ci peut donner des idées intéressantes sur la difficulté d'enchaîner les macro-tâches et d'assurer un non dérapage du projet.
Exercice N° 37 :
Valider le plan d'action de la CCI décrite dans l'exercice N° 18 :
Présentation des diagrammes GANTT
Le diagramme de GANTT est un planning présentant une liste de tâches en colonne et en abscisse l'échelle de temps retenue.
Chaque ligne commence là où une activité est supposée débuter et finit là où l'activité devrait s'arrêter.
Les relations temporelles entre les activités sont immédiatement visibles.
Pour sa présentation l 'utilisation de codage couleur améliore la lisibilité du diagramme . La mise en oeuvre de technique de planification nécessite que :
Les principales étapes de construction du diagramme sont de :
La toute première étape consiste à fixer les objectifs que l'on souhaite atteindre. Il est alors nécessaire d'effectuer un découpage structuré et précis du projet en sous ensembles. A partir de cette détermination des sous ensembles il est alors possible de définir les différentes tâches nécessaires à la réalisation des sous - ensembles
L'unité de temps pour exprimer la durée est fonction du type de projet réalisé. Dans un souci d'harmonisation du diagramme de GANTT il est nécessaire d'utiliser la même unité de temps pour toutes les tâches. Les ressources, elles peuvent être humaines ou matérielles. Il faut cependant faire attention à utiliser les mêmes types de ressources pour toutes les tâches.
Le réseau doit reprendre les hypothèses de priorités des tâches.Par exemple la tâche B ne peut débuter que lorsque la tâche A est terminée
Avec en abscisse l'échelle de temps et en ordonnée la liste des tâches, il faut tracer un rectangle d'une longueur proportionnelle à sa durée, le tout suivant la logique d'ordre d'exécution du réseau. Il peut apparaître des tâches se réalisant pendant la même période
Exemple :
Pour valider le plan d'action de la CCI, un comité de pilotage animé par le président de la chambre de commerce va statuer sur ce qu'il est réellement possible de faire.
La décision étant prise et argumentée, il devient alors possible de réaliser ce plan d'action, en engageant les actions rapidement. Chacune des actions peut être un véritable projet qui permet à la Maîtrise d'ouvrage de choisir les partenaires avec qui elle pourra développer les actions prévues par le plan d'action.