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| Rechercher les solutions |
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Il existe
une hiérarchisation des axes qui impliquent une contrainte de définition.
La stratégie doit être définie avant l'organisation, même
si les possibilités organisationnelles peuvent influencer les choix
stratégiques.
De la même
façon, l'axe physique (technique) ne vient que lorsque les axes stratégiques
et organisationnels ont été définis.
L'axe social n'est
pas toujours pris en compte, dans l'étude. S'il préoccupe les
gestionnaires, il n'est pas toujours très prisé par les chefs
de projet. Sa non prise en compte conduit le plus souvent à un échec
lors de la mise en place.
Intégrer
le plus complètement possible l'axe social dans la recherche de solutions.
Ces orientations seront soumises à la décision du comité de pilotage.
Le manager a pris ses risques. Il reste a affiner et à approfondir les thèmes sur lesquels il souhaite travailler.
Définir ces orientations reste un exercice difficile. Les méthodes de conception de systèmes d'information comme Merise apportent des techniques permettant de faire émerger de nouvelles règles de gestion.
Pour décrire les scénarii (activité suivante), il faut
d'abord rechercher des solutions possibles.
Ces expérimentations ont pour objectif de mettre en évidence les difficultés que l'on risque de rencontrer plus tard dans la conception et le développement du système d'information.
Dans de nombreux cas, où l'expérimentation n'est pas possible, il conviendra de s'entourer de conseils pour faire des choix judicieux et supporter un risque inhérent à ce type d'activité.
Les outils méthodologiques existent. Les techniques de modélisation permettent de travailler sur les concepts existants (activité "appréhender le probléme") et de les faire évoluer compte tenu des objectifs de l'étude.
il est possible de lancer une réflexion sur les règles de gestion.
Sont elles adaptées aux objectifs ?
Lesquelles
conservées, lesquelles modifiées, lesquelles supprimées
? voilà le type de questionnement qui peut aider à l'émergence
de solutions.
Affiner les orientations de solutions pour un système de cours traditionnel, que l'on a décidé de faire en ligne.
Il s'agit de préciser
comment l'on va s'y prendre, d'envisager quelques possibilités de manière
plus précise.
Une société est leader mondial dans le monde de la reconnaissance des empreintes digitales. Des orientations stratégiques ont montrer l'intérêt de définir des systèmes d'affichage plus conviviaux pour les policiers.
Affiner cette orientation de solution revient à étudier plus précisément les problèmes d'interface de type photographie, ainsi que de faire une étude sur le stockage important des empreintes.
Ici, on privilégie les aspects "difficiles" dans le prototypage
Illustration 2 :
Une société de vente par correspondance a décidé de mettre son catalogue en ligne. La décision a été prise sans difficulté puisque des solutions de ce type existaient chez des concurrents.
Affiner les orientations de solutions consiste ici par exemple à s'interroger sur l'impact des relations avec les fournisseurs et de la possibilité pour ceux-ci de s'interfacer avec notre système.
Ici, on privilégie de réfléchir sur les changements organisationnels.
Dans la bibliothèque, il est nécessaire de préparer la décision concernant les orientations de solutions, en s'appuyant sur les orientations stratégiques vues dans la phase précédente :
Par exemple, le fait de rendre l'accès direct aux livres, sans passer par l'intermédiaire d'un appariteur nécessite, une réflexion plus poussée sur la faisabilité.
Par exemple, un problème de ce type peut avoir des conséquences importantes (de nature organisationnelles et sociales), comme par exemple le devenir des appariteurs, leur possible reconversion ou reclassement , leur formation, la nécessité de changer de locaux.
Certains problèmes sont plus simples à résoudre, ainsi l'application d'une pénalité en cas de retard, est une orientation qui nécessite une réflexion. Cette réflexion qui porte sur l'efficacité d'une telle règle et sur les conséquences que celà peut avoir sur le comportement des étudiants, ou même sur la fréquentation de la bibliothèque, doit être menée avant de recevoir une organisation plus précise.
Chaque règle de gestion existante a été passée au crible des objectifs de l'étude et des finalités de l'entreprise. Chaque règle de gestion modifiée, chaque règle de gestion nouvelle ou encore une règle de gestion supprimée modifie le modèle de données.
La mise en évidence, la rédaction systématique, la discussion
autour des règles de gestion qui sont de véritables "principes"
sur lesquelles reposent l'entreprise, sont des sources créatives évidentes,
qui suggèrent progressivement des idées de solutions, que les
managers devront approuver plus tard lors de la décision.
On peut donc :
Une
technique possible consiste à partir des Modèles conceptuel
de données existants à procéder par réflexion
et modification éventuelle.
Les cardinalités,
ainsi que les relations sont des outils efficaces pour cette réflexion.
Proposer les modifications si l'on change les règles suivantes :
Les contrats matrimoniaux évoluent. Le PACS est crée, il permet à deux personnes quelconques de contracter "devant le maire" un contrat matrimonial. Le mariage, reste un contrat matrimonial, contracter par deux personnes de sexes opposés.
On verra apparaître
de nouveaux concepts. Certains concepts
vont disparaître donc, les données correspondantes ne seront
plus utilisées.
Sur son secteur, la concurrence n'était pas très importante et peu d'efforts étaient faits en direction des clients potentiels. Une étude système d'information a montré toute l'importance pour cette société d'intégrer dans son fonctionnement le concept de
Prospect. Ce concept devrait lui permettre d'accroître son parc de clients dans les années à venir.
L'impact sur les données est assez important.
Des concepts sont ajoutés.
Par exemple, il est nécessaire d'ajouter pour chaque livre prêté de quelle bibliothèque, il provient.
Il est indispensable de gérer les adresses des bibliothèques partenaires pour pouvoir gérer des envois entre bibliothèques.
Des concepts plus subtils vont disparaître. Ainsi, la demande est une information qui signifie qu'un étudiant a demandé un ouvrage. Cette demande peut entraîner un prêt (voir MCD de l'existant). Si la demande n'entraîne pas de prêt, elle peut être conservée et donnée de précieux renseignements au gestionnaire de la bibliothèque. Celui ci saura quels ouvrages ont été demandés, sans résultats. Cette information peut guider une politique d'achat, par exemple.
Dans le nouveau système, la demande disparaît. En effet, l'étudiant ayant accès aux livres directement va dans la plupart des cas filtrer lui même sa recherche. Il ne trouve pas un livre, donc il ne l'emprunte pas. Deux cas sont possibles, il peut partir sans rien demander, ou alors prendre un livre qu'il juge équivalent ou encore il peut déposer une réservation pour un prêt ultérieur.
Les entités et les relations en bleu, constituent les principales modifications par rapport au Modèle Conceptuel de Données existant :
Impact
sur les traitements
L' étude
de l' existant, les orientations stratégiques, ont permis de mettre
en évidence des orientations de solutions stratégiques, organisationnels
et techniques.
Les traitements sont donc impactés et la modélisation des traitement au niveau conceptuel va permettre d'obtenir plus de précisions sur les choixde gestion (Choix de métiers : Quoi faire ) et de mieux communiquer autour de ces nouveaux traitements.
Les aspects organisationels
et techniques ne doivent pas apparaître trop rapidement, car ils sont
conditionnés par les choix stratégiques.
Les modèles
devront intégrer ces impacts.
On trouvera de
:
Pour mieux mesurer l'impact des nouvelles règles de gestion, il est intéressant d'utiliser les outils de modélisation qui vont permettre d'assurer :
Le
nouveau modèle conceptuel de traitement est souvent moins impacté
que le modèle de données, par rapport au modèle existant.
En effet, les traitements au niveau concept correpsondent à un métier
qui a priori change peu.
Néanmoins, aujourd'hui avec la e-economie, les bouleversements des métiers sont plus fréquent (Voir Compléments)
Exercice N°15 :
Montrer l'impact sur les traitements d'une entreprise qui décide de communiquer directement avec ses fournisseurs, alors que dans le système existant, des demandes de réapprovisionnement sont transmises de manière hebdomadaire.
Les réseaux remplacent les outils traditionnels de communication. Les tâches en amont et en aval sont impactées fortement.
Les traitements dans les nouvelles orientations induisent de plus en plus une prise en compte des partenaires, fournisseurs, banquiers, etc.., pour aller vers du e-procurement, e-banking, e-client.
Ainsi, progressivement
l'entreprise forme un e-système d'information , dans lequel les partenaires
(fournisseurs, prestataires, etc), voire les clients sont intégrés
dans les processus.
La bibilothèque universitaire a fait des choix de gestion qui l'amène à accepter d'échanger avec d'autres bibliothèques universitaires.
La nouvelle règle de gestion :
" il est souhaitable
de favoriser les échanges entre bibliothèques universitaires
pour accroître les sources d'information des étudiants"
Sur le plan
des traitements, il est indispensable d'envisager le prêt vers les
universités qui viendront demander des livres, et d'envisager de pouvoir
retourner des documents prêtés par des bibliothèques extérieures.
Ces deux nouveaux traitements nécessitent d'aprofondir l'organisation du système pour savoir comment va t'on traiter le problème du prêt, des retours des relances.
Ces différents traitements n'existaient pas dans l'ancien système.
Elle permet de
communiquer sur ce que sera le plan masse du système.
Dessin d'une architecture fonctionnelle d'un système de gestion de devis:
Il n' y a pas à proprement parler d'outils normalisés pour représenter une architecture fonctionnelle, néanmoins de nombreuses méthodes proposent des outils de représentation :
Il existe le diagramme de déploiement UML ou encore le diagramme de Use cases, mais qui représentent des architectures fonctionnelles Techniques.
Les concepts utilisables ici sont :
De nombreux points communs existent entre elles, mais elles ne portent pas la même vue sur le système construit :
L'architecture fonctionnelle montre les fonctions du système et comment ces fonctions communiquent entre elles.
L'architecture
matérielle montre quels sont les matériels utilisés
et comment ces matériels s'interfacent ( ligne, réseau,..).
Animation
d'une architecture matérielle.
L'architecture logicielle montre comment le logiciel est construit :
Architecture Logicielle
:
Il est possible de représenter
les différentes fonctionnalités du système:
Une autre approche possible est construite autour de la notion de package ou bloc fonctionnel. Cette approche est souvent plus technique que fonctionnelle, mais certaines approches de type incrémental indique que ce type d'architecture peut se faire en début de projet (par exemple Rational Unified Process).
Les packages
sont alors plutôt du type : base de données, navigateur internet
ou IHM, serveur,
On envisage en général trois scénarii :
Il est indispensable d'accompagner chaque scénario d'un ensemble d'éléments qualitatifs et quantitatifs :
Avantages / Inconvénients. Listes de critères de comparaison des scénarios avec un rapprochement des finalités du domaine de gestion et des objectifs de la mission.
Grille de décision multicritères, permettant de comparer les scénarios entre eux.
Proposer un ou
plusieurs scénarios pour une entreprise qui veut vendre des assiettes
en porcelaine sur Internet.
| Critères | pondération | Scénario 1 | Scénario 2 | Scénario 3 |
|
Adéquation aux besoins fonctionnels |
3
|
-
-
|
+
|
+
+
|
| Coût |
3
|
+
+
|
+
|
+
|
|
Difficulté de mise en oeuvre |
2
|
+
|
-
-
|
-
|
Dans le cadre de la bibliothèque universitaire, il est possible de proposer différents scénarios :
Un scénario minimal, ou l'on propose de rendre progressivement l'accès direct aux ouvrages, compte tenu de la difficulté et du risque pris dans un changement trop important et coûteux. Ou l'on fera une mise en place progressive des échanges inter-bibliothèque avec des systèmes complètement indépendant.
Un scénario innovant, ou l'on fait vraiment une innovation forte avec des nouveaux locaux, des systèmes de sécurité importants, des prêts automatisés avec code barre sur les livres. Pour les échanges inter-universitaires, il est possible de proposer un scénario où les données sont communes et partagées entre les bibliothèques (Ce qui peut avoir pour effet de réduire les coûts de fonctionnement).